Proces-verbal al Secţiunii Statistică şi Evaluare

Proces-verbal al întâlnirii Secţiunii Statistică şi Evaluare,

Conferinţa Naţională ABR, Cluj-Napoca, 3-5 septembrie 2014

Joi, 4 septembrie 2014, în cadrul celei de a XXV-a Conferinţe Naţionale a Asociaţiei Bibliotecarilor din România, şi-a desfăşurat lucrările Secţiunea Statistică şi Evaluare. Preşedinta secţiunii, doamna Ivona Olariu, a moderat întâlnirea care a avut loc la sediul Bibliotecii Judeţene „Octavian Goga” din Cluj-Napoca.

La această întrunire, au participat 25 de bibliotecari din biblioteci universitare, academice, publice şi şcolare, din ţară şi din Republica Moldova.

Pe parcursul celor 4 ore, s-au prezentat 4 lucrări şi s-a dezbătut conţinutul formularului CULT1, emis de Institutul Naţional de Statistică.

Prima lucrare, Evoluţia bibliotecilor româneşti după integrarea în Uniunea Europeană, a fost prezentată de către colegele de la Biblioteca Universităţii din Piteşti – Tudoriţa Rabigan, Cristina Terteci şi Mihaela Tuiu. Studiul a avut în vedere ponderea bibliotecilor din ţară, după tipul lor şi numărul total de utilizatori activi în perioada 2008-2012.

Doamnele Viorica Genţiana Onişoru de la CCD Alba şi Lucreţia Bîrz de la Biblioteca Colegiului „Horia, Cloşca şi Crişan” din Alba Iulia au prezentat lucrarea Elevii şi lectura în secolul XXI – un model de colaborare interbibliotecară.  Chestionarele au fost aplicate în 18 şcoli din Alba (şcoli primare, gimnaziale şi liceale), iar întrebările închise şi deschise au adus informaţii despre deprinderea elevilor de a citi şi despre preferinţele lor literare.

De la Biblioteca Universităţii din Oradea, doamnele Emilia Pop şi Rodica Opriş au prezentat un Studiu comparativ privind activitatea Bibliotecii Universitare Oradea, în perioada 2008-2013.

Ultima lucrare, Statistici relevante pentru bibliotecile universitare, a fost prezentată de colega noastră de la Biblioteca Centrală Universitară „Lucian Blaga” din Cluj-Napoca, doamna Adriana Szekely.

Cea mai mare parte a timpului a fost alocată discuţiilor privind formularea şi completarea formularului CULT1. În acest sens, s-a propus ca, prin intermediul Asociaţiei, să se iniţieze un contact direct cu INS, pentru reformularea şi adaptarea indicatorilor din formular la realităţile actuale din toate tipurile de biblioteci româneşti.

Un subiect colateral, dar care preocupă strigent bibliotecile româneşti de astăzi, a fost eligibilitatea acestor instituţii în proiectele finanţate prin programe europene. Propunerea celor prezenţi a fost ca tot ABR să fie cea care să mijlocească ca bibliotecile să poată fi aplicanţi principali în proiecte finanţate din fonduri europene. Doamna Cristina Roiu, a subliniat insă faptul că bibliotecile pot aplica pentru finanţare europeană, în special dacă aplică în calitate de partenerim într-un proiect, pe anumite axe prioritare sau programe specifice (ex. Cultura 2014-2020).

Legat de statistică şi evaluare în biblioteci, s-a convenit că sunt necesare traducerea şi adoptarea pe plan naţional a ultimelor standarde din domeniu: ISO 11620-2014 Informare şi documentare – Indicatori de performanţă pentru biblioteci (la ASRO există în vigoare varianta din 2009). Pentru acest lucru este necesar să existe o comunicare personală între Secţiunea Statistică şi Evaluare a ABR şi secretariatul Comitetului Tehnic 229 – Biblioteconomie, informare şi documentare care activează în cadrul Bibliotecii Naţionale a Românei.

În urma discutării formularului CULT1 s-au sintetizat următoarele propuneri:

• Cap. 1 Colecţiile bibliotecii:

▪ s-a convenit să se elimine coloanele 2 şi 3, pe motivul că bibliotecile nu au contorizat o asemenea evidenţă de-a lungul anilor, nu toate soft-urile de bibliotecă sunt capabile să scoată rapoarte statistice, fondul convertit în sistem informatizat nu este complet retroconvertit în catalogare, deci nu sunt completate câmpurile privind limba documentului;

▪ pentru rândurile 2 şi 3, s-a propus să se adopte definiţiile din literatura de specialitate privind colecţiile speciale ale bibliotecilor;

▪ s-a discutat despre faptul că documentele electronice nu sunt inventariate și totuși se trec în coloana 1 din Cap. 1 și pe rândul 6 din Cap. 2 Eliminările de documente

▪ la rândul 20, Resurse gratuite de pe Internet, s-a pus în discuţie dacă se iau în considerare bazele de teste la care biblioteca are acces o perioadă limitată de timp şi s-a hotărât să se poarte discuţii cu informaticienii şi catalogatorii, pentru o mai bună înţelegere a definiţiei din CULT1.

• Cap. 3 Accesul şi facilităţile bibliotecii

▪ pentru rândul 2 s-a propus confruntarea definiţiei cu cea din ISO 2789-2013

▪ s-a propus eliminarea rândului 6 – calculatoare conectate la Intranet, ca fiind un indicator irelevant pentru utilizatori. Mai mult, cheia ca rândul 4 = rândul 5 + rândul 6, nu este corectă pentru că acelaşi calculator poate fi conectat atât la Internet, cât şi Intranet

• Cap. 3a Alte activităţi specifice desfăşurate de biblioteci

▪ s-a propus scoaterea grupelor de vârstă, implicit rândurile 3, 4, 5, 6, 9, 10, 11, 12

• Cap. 4a Utilizarea și utilizatorii bibliotecii

▪ la rândul 4 s-a discutat că nu este corect să se adune unităţi de evidenţă cu filele fotocopiate. S-a convenit să se consulte în standarde definiţiile pentru împrumut, fotocopii. S-a propus raportarea numărului de file fotocopiate (xeroxate, scanate), separat de rândul 4

• Cap. 6 Veniturile şi cheltuielile bibliotecii

▪ doar o parte dintre cei prezenţi au fost de acord să se elimine acest capitol din Cult.1, pe motivul că unele tipuri de biblioteci sunt finanţate diferit şi nu pot raporta aceşti indicatori. Ceilalţi participanţi au sustinut ideea de a se solicita în continuare datele financiare, tocmai pentru a se putea calcula o serie de indicatori de performanţă relevanţi pentru biblioteci şi finanţarea acestora.

Membrii Secţiunii au convenit să analizeze formularul CULT 1 (varianta propusă de INS) în propriile instituţii şi să transmită, până la data de 15 septembrie a.c., preşedintei/secretarei secţiunii completările, modificările, observaţiile/sugestiile referitoare la acest formular.

Ivona Olariu

Preşedinte Comisia de Statistică şi Evaluare a ABR

Întocmit

Căluian Catrina,

secretar, Secţiunea Statistică şi Evaluare

În urma apelului lansat şi precizat în ultimul paragraf al Procesului-verbal, a fost primită o singură propunere referitoare la modificari ale formularului CULT1, din partea Bibliotecii V.A. Urechia Galaţi, care se regăseşte mai jos.

CULT1 – dezbateri şi propuneri

Biblioteca Judeţeană „V.A. Urechia” Galaţi

Cap. 1 Colecţiile bibliotecii

• Nu înţelegem relevanţa coloanei 4. Pentru completarea lor, noi am estimat un procent din fondul total. Ar putea fi cerut numărul de documente editate în străinătate şi existente în colecţiile bibliotecilor noastre. În acest caz, formula de verificare din formularul online trebuie schimbată. Mai exact, coloana 2 nu trebuie să fie egală cu colana 3 + coloana 4.
• Rândurile 2 şi 3: definiţiile din CULT1 pentru carte rară şi periodice rare sunt în regulă. Poate ar trebui adăugat că aceste documente fac parte din colecţiile speciale ale bibliotecii.

Concluzia: 1. De specificat că aceste documente fac parte din Colecţiile speciale ale           bibliotecii

• Coloana 5 care se completează numai pentru colecţii electronice este inclusă în cheia de la totalul coloanei 2, ceea ce este incorect. Mai exact, cheia lor în formularul online este: coloana 2 = coloana 3 + coloana 4 + coloana 5. Corect ar fi: coloana 2 = coloana 3 + coloana 4. Coloana 5 este inclusă în coloanele 3 sau 4. Exemplu: total periodice electronice la sf. anului = 178, din care 28 în limba română şi 150 în alte limbi, iar din acestea, 3 sunt accesibile online.

Concluzia: 1. Dacă rămâne coloana 5, formula din formularul online, pentru colecţiile electronice, să fie: coloana 2  = coloana 3 + coloana 4.

• Referitor la numărarea bazelor de date avem nota 2 din definiţie (vezi ISO 2789-2013 pct. 2.3.10) care spune: bazele de date licenţiate sunt contorizate separat, chiar dacă accesul la mai multe produse de baze de date licenţiate se efectuează prin aceeaşi interfaţă. De exemplu, pentru Oxford Journals, vom număra o singură bază de date, chiar dacă ai acces la mai multe baze de date. În acest mod există şi corespondenţa cu actele din contabilitate.

Cap. 3 Accesul şi facilităţile bibliotecii

• Rândul 2: definiţia pentru înregistrări catalografice în sistem informatizat este în conformitate cu ISO 2789-2013, pct. 2.3.12. Definiţia nu restricţionează existenţa înregistrărilor doar într-un sistem integrat de bibliotecă: „înregistrări individuale procesate de calculator într-un format standard”. Înregistrările pot fi sau nu disponibile utilizatorilor. Faptul că înregistrările pot fi sumare sau complete este susţinut de nota 2 de la aceeaşi definiţie din ISO 2789-2013 pct. 2.3.12: „Înregistrarea poate include elemente cum ar fi titlu, autor, subiect, abstract, data de origine”.

Concluzii: 1. Definiţia pentru înregistrări catalografice în sistem informatizat din CULT1 este în conformitate cu ISO 2789-2013, pct. 2.3.12

2. Cheia din formularul online pentru rândurile 2 şi 3 nu este relevantă. Noi amcompletat 0 pe rândul 3, ca să ne permită sistemul să completăm mai departe.

• Rândul 6, calculatoare conectate la Intranet, de scos, iar dacă rămâne, să nu mai existe cheia: rândul 4 =  rândul 5 + rândul 6. Motivaţia este că cele conectate la Internet sunt conectate şi la Intranet.

Concluzia: 1. Să nu mai existe formula de verificare: rândul 4 = rândul 5 + rândul 6

Cap. 3 a Alte activităţi specifice desfăşurate de biblioteci

• deşi la întrunirea secţiunii s-a convenit să se renunţe la rândurile 3, 4, 5, 6, 9, 10, 11 şi 12, totuşi este bine să nu schimbăm nimic. Condiţia este ca rândul 2 să nu fie egal cu rândul 3 + rândul 4 + rândul 5 + rândul 6, iar rândul 8 să nu fie egal cu rândul 9 + rândul 10 + rândul 11 + rândul 12.

Concluzii: 1. Rămân rândurile 3, 4, 5, 6, 9, 10, 11 şi 12

2. Formula de calcul trebuie să fie: rândul 2 ≤ rândul 3 + rândul 4 + rândul 5 + rândul 6

3. Formula de calcul trebuie să fie: rândul 8 ≤ rândul 9 + rândul 10 + rândul 11 + rândul 12

Cap. 4 a Utilizarea şi utilizatorii bibliotecii

• Rândul 4: definiţia pentru tranzacţii de împrumut este în conformitate cu cea din ISO 2789-2013, pct. 2.2.19. Definiţia explică că este vorba de împrumut direct sau tranzacţie, cu eliberare a documentelor. Deci, pot fi eliberate documente şi fără condiția restituirii, cum ar fi fotocopiile, scanările, printări de documente electronice realizate de către personalul bibliotecii (vezi nota 3 din definiţie). Conform notei 4 din definiţie, aici se include şi numărul de documente în formă fizică împrumutate utilizatorilor externi, adică împrumuturile interbibliotecare; chiar dacă avem un capitol special (Cap. 4 b), ele se includ şi în totalul de la rândul 4. Nota 1 din definiţie exclude prelungirile. Nota 3 din aceeaşi definiţie spune că „împrumuturile includ documente copiate furnizate în locul documentelor originale (inclusiv de tip fax) şi printări de documente electronice realizate de către personalul bibliotecii pentru utilizatori”. În privinţa documentelor copiate, nu se înţelege că ar fi vorba şi de numărul de file fotocopiate, ci de documentele integral copiate care se numără ca unităţi fizice, aşa cum sunt pe rândul 7 din CULT1. Definiţia din CULT1 ne obligă să cumulăm pe rândul 4 unităţi de măsură diferite, adică unităţi fizice cu file; ceea ce nu este tocmai în regulă. Noi am trecut numărul de foi fotocopiate şi pe rîndul 7, chiar dacă explicaţia din CULT1 nu specifică că ar fi vorba de numărul de foi, ci de numărul de unităţi fizice; deci e vorba de documentele copiate integral.

Concluzii: 1. Întrucât pe rândul 4, nu este menţionată o unitate de măsură, ci „documente eliberate”, putem include aici şi numărul de file fotocopiate, scanate etc.; în concluzie, să păstrăm aşa cum era până acum. Biblioteca noastră are o persoană special desemnată pentru activitatea de fotocopiere şi nu putem să nu raportăm acest serviciu.

2. Să se completeze explicaţia din CULT1, pentru rândul 4: „Împrumuturile includ documentele împrumutate la domiciliu, împrumuturile pe loc (săli de lectură), tranzacţiile interbibliotecare, printări de documente electronice realizate de către personalul bibliotecii pentru utilizatori, documentele copiate furnizate în locul documentelor originale (se includ fotocopiile, scanările etc. şi se raportează numărul de unităţi fizice şi de file)

3. Să se scoată din rândul 7 „microformate şi unităţi fizice” şi să rămână fotocopii, scanări etc. – număr de file”

• Rândul 9 „Vizite la bibliotecă”. Definiţia o respectă pe cea din ISO 2789-2013, pct. 2.2.40. Aici este inclus şi numărul participanţilor la manifestările organizate de bibliotecă. Problema este la cheia din formularul online care nu-ţi dă voie să ai un număr mai mare pe rândul 9, ca pe rândul 4. Deci, pe formularul online, cheia este: rândul 4 ≥ rândul 9, ceea ce înseamnă că pe rândul 9 trebuie să includem doar vizitele din tranzacţiile de documente, ceea ce nu este corect.

Concluzii: 4. Pentru a nu pierde un număr însemnat de utilizatori, pentru rândurile 4 şi 9, să existe cheia: rândul 4 ≤ rândul 9

Cap. 6 Veniturile şi cheltuielile bibliotecii

• Nu avem nicio problemă în completarea acestui capitol

Concluzia: 1. acest capitol poate rămâne în formular deoarece pe baza lui se pot calcula anumiţi indicatori de performanţă şi pentru că legislaţia în vigoare obligă instituţia la transparenţă, când e vorba de cheltuirea banilor publici.